Projectmedewerker Secretariaat

Als projectmedewerker maak je deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijke Ontwikkeling bij de gemeente Rotterdam. Je wordt in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager en werkt samen met collega's om de ondersteuning van de veertien teams binnen de afdeling in goede banen te leiden. De afdeling bestaat uit ongeveer 350 medewerkers en ondersteunt het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling bij al haar kerntaken en programma's voor de Rotterdammer.

Je fungeert als vraagbaak voor de afdeling als het gaat om bedrijfsvoering en secretariaat gerelateerde zaken. Werkzaamheden pak je op vanuit de secretariaatsmailbox, waarop je zelfstandig actie onderneemt. Daarnaast beheer je de agenda van twee of meer teammanagers en ondersteun je de teams bijvoorbeeld bij het opstellen van jaarplanningen, het boeken van vergaderzalen en het verzorgen van inkooporders.

Je zorgt ervoor dat de verschillende interne portefeuilles soepel lopen en bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van dossiers in het digitaal archief en de bijbehorende rapportages. Ook help je graag mee bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. In een dynamische en veranderende omgeving weet je veel ballen tegelijk in de lucht te houden.

Je werkt proactief, accuraat, zelfredzaam en omgevingsbewust, bewaakt het overzicht en gaat moeilijke situaties niet uit de weg. Planmatig, gestructureerd en klantgericht werken past bij jou, net als een flexibele en resultaatgerichte werkhouding. Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend, en je mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is uitstekend.