Managementassistent

Voor de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) van het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling zoek je een managementassistent die twee afdelingshoofden en meerdere teammanagers ondersteunt. De afdeling ondersteunt het cluster bij haar kerntaken op het gebied van sport, onderwijs, cultuur, zorg en welzijn voor de Rotterdammer en telt circa 350 medewerkers, met een managementteam van 2 afdelingshoofden, 2 afdelingssecretarissen en 15 teammanagers.

Als managementassistent ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers binnen een dynamische, zich ontwikkelende afdeling. Je beheert complexe agenda's, verwerkt correspondentie en beheert functionele mailboxen en distributielijsten. Vanuit de secretariaatsmailbox pak je zelfstandig werkzaamheden op en onderneem je actie waar nodig. Daarnaast organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, bied je praktische ondersteuning en plaats je kleine bestellingen in Oracle.

Je werkt proactief, toont initiatief en denkt mee over uiteenlopende onderwerpen. Hoewel je werkzaamheden uitvoerend van aard zijn, wordt ook de nodige assertiviteit van je verwacht. Je neemt werkzaamheden uit handen, denkt mee en brengt ervaring uit het vak mee.

Je bent mensgericht, benaderbaar en toegankelijk en hebt oog voor wat er speelt binnen de afdeling. Je bent sterk in organiseren en het stellen van prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen. Je werkt accuraat en zorgvuldig, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat zaken worden afgerond.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op met de teammanagers en de afdeling. Je brengt rust en overzicht, bent betrouwbaar en vormt een waardevolle ondersteuning voor het management en de afdeling als geheel.