Managementondersteuner Concernstaf

De gemeente Pijnacker-Nootdorp groeit de komende jaren van 55.000 naar 65.000 inwoners en werkt aan grote opgaven op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. De ambtelijke organisatie telt circa 500 medewerkers en kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.

De Concernstaf is een stafafdeling van ongeveer 36 medewerkers die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan de ambtelijke organisatie en het bestuur, en op een aantal onderwerpen regie voert. De afdeling heeft een adviserend en dienend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit. De Concernstaf bestaat uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. Voor tijdelijke ondersteuning van deze afdeling zoek je als managementondersteuner.

Als managementondersteuner ondersteun je de Concernstaf op meerdere manieren. Je plant afspraken, regelt en notuleert vergaderingen, verwerkt ziekmeldingen, organiseert bijeenkomsten en verricht overige dagelijkse ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast lever je ondersteuning aan het bestuurlijk en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en borgen van de management- en bestuurlijke ondersteuning binnen de Concernstaf. Je organiseert tijdig en zorgvuldig vergaderingen en bijeenkomsten, bewaakt agenda's en actiepunten en ondersteunt het bestuurlijke besluitvormingsproces. Ook draag je zorg voor een gestructureerde en actuele administratieve ondersteuning, waaronder de verwerking en bewaking van afspraken, vergaderstukken en actie- en besluitenlijsten.

Vanwege de aard van de werkzaamheden werk je nauw samen met medewerkers, management, directie en bestuur. Gedurende de looptijd van de opdracht zorg je dat de managementondersteuning van de Concernstaf tijdig en zorgvuldig georganiseerd is: afspraken en vergaderingen zijn gepland en voorbereid, verslaglegging en administratieve verwerking zijn op orde en acties en deadlines worden bewaakt.