Secretariëel / administratief ondersteuner

Gemeente Veere telt circa 300 medewerkers, verdeeld over zes afdelingen: Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma's & Projecten. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een informele werksfeer en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief.

Binnen de afdeling Dienstverlening zoeken we ondersteuning voor het afdelingshoofd en een teamleider. Je zorgt ervoor dat zij goed en efficiënt kunnen functioneren door hen secretarieel en administratief te ontlasten.

Je plant overleggen, reserveert ruimten en stelt waar nodig agenda's op en verzamelt de benodigde stukken. Daarnaast beheer je de agenda en e-mail van het afdelingshoofd en de teamleider, zet je acties uit en bewaak je processen en gemaakte afspraken.

Ook voer je bredere ondersteunende taken voor de afdeling uit, zoals het verwerken van digitale en fysieke post, het coderen van facturen, het actueel houden van afdelingsinformatie op de gemeentelijke website, het opstellen van vakantieroosters, het laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

Je werkzaamheden maken integraal deel uit van de reguliere bedrijfsvoering. Je werkt onder dagelijkse aansturing van het afdelingshoofd, neemt deel aan interne overleggen en werkt nauw samen met interne stakeholders, waarbij continuïteit en kennisborging belangrijk zijn.