Medewerker bestuurssecretariaat

Doesburg, het drielandenpunt op de grenzen van Achterhoek, Veluwe en Liemers, is bekend om zijn historische binnenstad en vestingwerken en zijn ligging aan de IJssel en Oude IJssel. De gemeente telt circa 11.500 inwoners en zet zich in voor het behoud van voorzieningen en het bevorderen van participatie. De organisatie kent een platte structuur met zelfsturende teams en telt ongeveer 110 medewerkers.

Voor het bestuurssecretariaat zoeken we iemand die de burgemeester, de drie wethouders en de gemeentesecretaris onmisbare ondersteuning biedt. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent, handelt zoveel mogelijk zelfstandig af en behoudt onder alle omstandigheden het overzicht. Je ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom gevraagd wordt.

Je zorgt voor secretariële en administratieve ondersteuning, signaleert tijdig, plant vooruit en denkt mee. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en vervangen elkaar waar nodig. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe afspraken en weet je goed een weg te banen in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je, en je ontvangt bezoekers gastvrij en professioneel.

Concreet verzorg je het complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris, bewaak je planningen, actiepunten en termijnen, en zorg je dat collega's op tijd de juiste stukken aanleveren in Ibabs. Voor vergaderingen verzamel je stukken en stel je de agenda op, en je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor voorbereiding en begeleiding.

Je bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit, die goed prioriteiten kan stellen, grenzen kan bewaken en verbanden kan leggen. Je hebt een natuurlijk gevoel voor verhoudingen, bent servicegericht, attent en flexibel, en gaat zorgvuldig om met de vertrouwelijkheid die deze functie met zich meebrengt. Het bestuur moet blind op jou kunnen vertrouwen.