Management- en directieondersteuner

Gemeente Woerden werkt samen met gemeente Oudewater vanuit een dynamische organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 professionals zetten zich in voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je werkt in een politiek bestuurlijke omgeving, centraal in het Groene Hart, binnen een organisatie met een informele werksfeer en aandacht voor ontwikkeling en brede inzetbaarheid.

Voor het domein Bedrijfsvoering zoekt de gemeente tijdelijk een ervaren management- en directieondersteuner, ter vervanging wegens zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, met de nadruk op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers.

Je taken bestaan onder andere uit volledig en proactief agendabeheer, inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items. Daarnaast bereid je overleggen voor en notuleer je deze, beheer en verwerk je (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN, ondersteun je bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers en verzorg je vakantie- en afwezigheidsregistraties. Ook codeer je facturen, organiseer je teamdagen en representatieve aangelegenheden en werk je samen met en vervang je de overige managementondersteuners in het team.

Je werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten, en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering. Van jou wordt verwacht dat je proactief handelt, oplossingsgericht werkt en snel schakelt in een dynamische gemeentelijke omgeving. Je zet digitale werkmiddelen zoals Office365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt in.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager, met oog voor continuïteit en kennisborging.