Documentalist

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Het cluster MN A-vaarwegen Noord zorgt voor het vast, kleinschalig variabel en groot variabel onderhoud aan het natte areaal van het IJsselmeergebied in Midden-Nederland. Als beheer- en onderhoudsteam werk je aan alle bruggen, sluizen, dijken, oevers, vaarwegen en natuur in dit gebied.

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor de archivering binnen diverse projectsites van het cluster. Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem die door (project)medewerkers wordt uitgevoerd, waarbij je toeziet op het registreren, meta dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en zorg je voor de benodigde middelen en training.

Een belangrijk deel van je rol is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Zo draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding. Concreet stel je onder andere een autorisatiematrix op en houd je deze actueel, verleen en intrek je autorisaties, en richt je standaardweergaven en zoekvragen in het systeem in.

Ook instrueer je nieuwe projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig hun taken op het gebied van documentbeheer kunnen uitvoeren. Je ordent, waardeert, selecteert en muteert (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur, houdt relevante kaderdocumenten actueel en ziet toe op een juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten. Daarnaast meld je storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer, signaleer je verbetervoorstellen voor applicaties en verzorg je archiefoverdrachten naar DIM.

Het resultaat van je werk is een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, met onder andere een goede ordening, waardering en selectie en een juiste toepassing van metadata. Daarnaast zorg je voor actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur. Je werkt hierbij onder aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met de projectmedewerkers die je ondersteunt en begeleidt.