Secretaris (Bedrijfsvoering)

Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte van de Gemeente Utrecht zoeken we een tijdelijke Secretaris. Jij levert een belangrijke bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op een toekomstige centralisatie binnen de organisatie.

In deze veelzijdige rol ondersteun je managementprocessen, coördineer je overleggen en bewaak je acties en afspraken. Daarnaast ondersteun je financiële en administratieve processen binnen de afdeling. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en resultaten worden behaald.

Je organiseert, coördineert en bewaakt diverse bedrijfsvoeringsprocessen. Je bereidt managementoverleggen en afdelingsbrede overleggen voor, monitort de voortgang van acties, besluiten en afspraken, en signaleert knelpunten zodat deze tijdig worden opgepakt. Ook ondersteun je budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing, en vervul je de rol van matchingcoördinator waarbij je uren toewijst aan teams en medewerkers.

Verder verzamel je managementinformatie en stel je rapportages op, bewerk en redigeer je deze, en draag je bij aan het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen en draagt bij aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd Ruimte, het PMO hoofd, het managementteam, de strategisch adviseur van het MT en diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatie. Als secretaris sta je stevig in je schoenen, behoud je overzicht in een dynamische omgeving en zorg je ervoor dat zaken daadwerkelijk geregeld worden.